Västra Mälardalens Släktforskare

Ansvar för behandlingen av dina personuppgifter

Västra Mälardalens Släktforskare, med organisationsnummer 817606-4122 registrerad på Västra Långgatan 2 i Köping nedan kallad VMS, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som sker inom ramen för föreningens verksamhet.

Föreningen har som mål att främja släkt- och historieforskningen i kommunerna Köping, Arboga och Kungsör.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

För att VMS ska kunna bedriva sin verksamhet behandlas personuppgifter för olika ändamål kopplade till verksamheten. Medlemmars namn, postadress, födelsedatum, telefonnummer och/eller e-postadress är grunduppgifter för medlemskap i föreningen. Vid deltagande i utbildningar som arrangeras i samverkan med studieförbundet NBV tillkommer kön och personnummer. Dessa grunduppgifter behandlas i VMS olika verksamheter enligt nedan.

Personuppgifterna hanteras i medlemsrelaterade ekonomiska transaktioner som medlemsavgifter och inköp av litteratur och släktforskningshjälpmedel för medlemmarnas räkning och anmälan till utbildningar och medlemsmöten.

Föreningen behandlar personuppgifter för att administrera löpande föreningsaktiviteter som t.ex. utbildningsverksamhet, öppet hus och medlemsmöten, kommunicera med medlemmarna genom bland annat information om och kallelser till aktiviteter via mail och utskick av medlemsbladet AnSpråket.

Föreningen hanterar även personuppgifter i samband med utbildning och administration av föreningens studiecirkelledare och funktionärer samt ansöka om bidrag från bland annat föreningens hemkommun.

Föreningen hanterar även personuppgifter i samband med tillvaratagande och digitalisering av det bildarkiv som skänkts till föreningen av Forsbergs foto.

Föreningen är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som sker vid:

  • Hantering av medlemskap i föreningen
  • Föreningsadministration
  • Sammanställning av statistik och uppföljning
  • Sammanställning av statistik och uppföljning för Svenska Släktforskarförbundet
  • ”Öppet-hus” verksamheten på föreningens orter i samverkan med NBV
  • Utbildningar arrangerade av föreningen i samverkan med studieförbundet NBV
  • Distribution av medlemsbladet AnSpråket
  • Kontakt med föreningen
  • Besök på vår hemsida
  • Hantering av porträttarkivet
  • Hjälp med ”topsning” för DNA-analys
  • Publicering av material i medlemsbladet, på hemsida och i sociala medier
  • Ansökan om bidrag
  • Släktforskningsverksamhet på föreningens datorer

Vilka delar vi personuppgifter med?

VMS samarbetar med studieförbundet NBV, lokalkontoret NBV ÖrebroMälardalen med adress Hospitalsgatan 26, 611 32 Nyköping. NBV ställer krav på hantering av personuppgifter enligt de regler och förordningar de i sin tur har från bidragsgivarna staten och landstingen som via NBV finansierar delar av VMS verksamhet.

Svenska Släktforskarförbundet begär årligen in statistik på medlemsantal, kön och åldersgrupper.
I samband med distribution av medlemsbladet AnSpråket delar vi medlemmarnas adressuppgifter med anlitat tryckeri.
I övrigt delar VMS inte personuppgifter med externa organisationer.

Vilken laglig grund har vi för personuppgiftsbehandling?

Föreningen har nedan preliminärt sammanställt den lagliga grunden för behandlingen av personuppgifter som sker inom föreningens verksamhet. Arbete pågår för att säkerställa korrekt bedömning av den lagliga grunden för respektive ändamål.

1) Avtal om hantering av medlems personuppgifter tecknas med respektive medlem genom dennes kommande inloggning på VMS hemsida alternativt senast vid kommande medlemsavgiftsinbetalning.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Föreningen kommer att genomföra en bedömning årsvis om ändamålet med behandlingen av personuppgifterna kvarstår. Om inte ändamålen med behandlingen av personuppgifterna kvarstår kommer uppgifterna att raderas.

Vilka rättigheter har du?

Du har, som registrerad i föreningen, flera rättigheter som du bör känna till.

Du har rätt att få ett registerutdrag avseende föreningens behandling av dina personuppgifter. Föreningen ska vid begäran av registerutdrag förse dig med en kopia av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som du begär får föreningen ta ut en rimlig avgift utifrån administrativa kostnader.

Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet av personuppgifterna.

Du har rätt att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifterna tills de blir ändrade.

Du har under vissa omständigheter rätt att bli raderad:

  • Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för
  • Om behandlingen grundar sig på den enskildes samtycke och du återkallar samtycket
  • Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter sig att uppgifterna behandlas
  • Om du motsätter dig personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen
  • Om personuppgifterna har behandlats olagligt
  • Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet
  • Om personuppgifterna avser barn och har samlats in i samband med att barnet skapar en profil i ett socialt nätverk

Du har också rätt att dra in ett samtycke, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända mot direktmarknadsföring.

Du kan när som helst utöva dina rättigheter genom att begära tillgång till och rättelse eller radering av personuppgifter, begära begränsning av behandling eller invända mot behandling. Kontakta styrelsen för att utöva dina rättigheter.

Vidare har du rätt att inge ett klagomål avseende föreningens behandling av personuppgifter till Datainspektionen, besök www.datainspektionen.se.

Om du vill veta mer

Har du frågor om föreningens personuppgiftsbehandling eller vill utöva dina rättigheter kontaktar du styrelsen Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den. eller Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den. .

Ladda ner Västra Mälardalens Släktforskare, Integritetspolicy